Der unaufhörliche Strom von E-Mails kann überwältigend sein, besonders für diejenigen, die viel online arbeiten oder ein wachsendes Unternehmen führen. Oft fühlt man sich wie in einem endlosen Kreislauf: Für jede beantwortete E-Mail kommen mehrere neue hinzu. Obwohl das Ignorieren von E-Mails für viele keine Option ist, ist es eine Herausforderung, genügend Zeit am Tag zu finden, um die ständige Kommunikation aufrechtzuerhalten. Die Smart Compose Funktion von Gmail bietet eine gewisse Erleichterung, ist aber keine vollständige Lösung. Hier kommt ChatGPT ins Spiel. Mit Smart Compose können Sie ChatGPT nicht nur trainieren, Ihren Schreibstil zu imitieren, sondern auch Ihre E-Mail-Antworten zu bearbeiten. Dieser einmalige Einrichtungsprozess ist besonders für vielbeschäftigte Autoren und Unternehmer von Vorteil, da er ihnen ermöglicht, ihren Posteingang effizienter zu nutzen.
Rationalisierung von E-Mail-Antworten mit einem grossen Sprachmodell (LLM): ein Schritt-für-Schritt-Ansatz
1) Beginn des Trainingsprozesses
Beginnen Sie damit, ChatGPT auf die bevorstehende Aufgabe vorzubereiten, ähnlich wie Sie einen neuen Assistenten trainieren. Ihre erste Eingabeaufforderung sollte den Grundstein legen und ChatGPT über das bevorstehende E-Mail-Antwort Training informieren. Verwenden Sie zum Beispiel diese Vorlage: "Ich möchte, dass Sie auf meine E-Mails antworten. Ich beginne damit, Ihnen meine bisherigen E-Mail-Antworten zu zeigen. Antworten Sie nach jedem Beispiel mit 'Los geht's', bis ich 'Fertig' sage. Dann gehen wir zum nächsten Schritt über.
2) Echte E-Mail-Beispiele verwenden
Verwenden Sie Ihre zuvor geschriebenen E-Mails als Trainingsmaterial für ChatGPT. Sammeln Sie verschiedene Beispiele, die Ihren Kommunikationszielen entsprechen, egal ob sie an potenzielle Kunden, Teammitglieder, Investoren oder andere Gruppen gerichtet sind. Je detaillierter und spezifischer die Beispiele sind, desto besser. In diesem Schritt fügen Sie diese Beispiele immer wieder ein, wenn Sie von ChatGPT dazu aufgefordert werden. Versuchen Sie, mindestens fünf Beispiele mit Begrüßungen und Verabschiedungen zu erstellen, um ein umfassendes Verständnis Ihres Stils zu gewährleisten.
3) Persönlicher und beruflicher Kontext
Erzählen Sie der Testperson etwas über sich selbst. Geben Sie nach dem letzten "Fertig"-Kommando eine detaillierte Beschreibung Ihrer Rolle, Ihrer Zielgruppe und des Nutzens, den Sie bieten. Dieser Schritt dient der Personalisierung des Trainings, um sicherzustellen, dass die generierten Antworten Ihrer Identität und Ihren Kommunikationszielen entsprechen.
4) Validierung des Verständnisses von ChatGPT für Ihren Stil
Nachdem Sie ChatGPT mit Ihren E-Mails und Ihrem Lebenslauf gefüttert haben, können Sie mit einem kurzen Quiz testen, wie gut ChatGPT Ihren Stil versteht. Bitten Sie ChatGPT, Ihren E-Mail-Stil und Ihren Lebenslauf in bestimmte Kategorien zusammenzufassen, wie z.B. Ihre Identität, Ihren Kommunikationston, allgemeine Themen und Ihren Interaktionsstil mit verschiedenen Gruppen. Nehmen Sie auf der Grundlage der Antworten die erforderlichen Anpassungen vor.
5) E-Mail-Antworten generieren und verfeinern
Schliesslich weisen Sie ChatGPT an, E-Mail-Antworten zu generieren. Geben Sie eine E-Mail an und spezifizieren Sie die gewünschte Länge und Elemente der Antwort (z.B. Komplimente, Geschichten, Zitate). Überprüfen Sie die Ausgabe von ChatGPT und nehmen Sie ggf. Anpassungen vor, indem Sie Ton, Länge oder Inhalt so ändern, dass sie besser zu Ihrem Stil passen.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie eine grosse Menge an E-Mails effizient
verwalten und mit weniger Aufwand eine personalisierte und konsistente Kommunikation sicherstellen. Dieser Ansatz spart nicht nur Zeit, sondern erhält auch die Qualität und die persönliche Note Ihrer E-Mail-Interaktionen.
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